Form der Abfassung von Schriftstücken (intern)

Im Schriftverkehr innerhalb der Verwaltung ist oben links zu setzen:

  • Die Ordnungsziffer des/der Oberbürgermeisters/-in bzw. des/der Dezernenten/in • oder ein entsprechender Stempel
  • oder die Bezeichnung des Amtes, darunter das Aktenzeichen

und oben rechts:

  • Absendeort (ohne PLZ) und Datum, darunter Telefonnummer und Diktatzeichen.

1. Anschriften

Schreiben an Behörden und städtische Organisationseinheiten sind in der Regel an diese und nicht an bestimmte Personen zu richten.
Ausnahmen sind zulässig, wenn aus wichtigem Grund das Schreiben in die Hand einer bestimmten Person gelangen soll. Wenn bei deren Abwesenheit der Vertreter das Schreiben erhalten soll, muss dem Namen des Empfängers der Vermerk „o. V .i. A.“ angefügt werden.

2. Im Schriftverkehr innerhalb der Verwaltung lautet die Anschrift:

  • Dezernat I, II, III, IV;
  • Amt (Ordnungsziffer) bzw. Ordnungsziffer der sonstigen Organisationseinheiten
  • Amt (Ordnungsziffer) über Dezernat, wenn das Schreiben über den Dezernenten an das Amt geleitet werden soll.

3. Die Worte „An“, „An das“, „An die“, „An den“ werden nicht geschrieben.

4. Im Schriftverkehr innerhalb der Stadtverwaltung entfallen Anrede und Grußformel. Der Betreff ist mit vier Leerzeilen von der Anschrift ohne das Leitwort zu schreiben. Der Vermerk „Im Auftrag“ bzw. „In Vertretung“ ist mit einer Leerzeile vom Text zu trennen. Die maschinenschriftliche Wiederholung des Unterzeichners folgt mit drei Leerzeilen Abstand vom v. g. Vermerk. Der Anlagenvermerk wird mit drei Zeilen Abstand unter die maschinenschriftliche Angabe des Unterzeichners geschrieben. Das Wort Anlage darf lediglich durch Fettschrift hervorgehoben werden.